Как правильно оформить туристическую визу
Невозможно себе представить туристическую фирму, которая бы не сталкивалась в своей работе с получением туристической визы для своих клиентов. с каждым годом список стран, куда необходимо оформлять визу украинским туристам, увеличивается. поэтому каждый менеджер, работающий в сфере выездного туризма, должен представлять себе основные моменты в организации визирования.
Важно помнить, что виза при посещении другой страны оформляется в любом случае. Только существуют разные правила и условия оформления въездной визы. В некоторых странах, как, например, Египет, Таиланд или Турция, украинские туристы могут оформить и оплатить визу непосредственно на границе. При этом в паспорт ставится штамп или наклеивается специальная марка, являющиеся разрешением на въезд в страну.
Иногда, как в случае поездки в ОАЭ, за визу платит местный турагент и туристу необходимо только показать ваучер, чтобы ему в паспорте поставили отметку о въезде. Но если визу для туриста получить на границе нельзя, то необходимо заранее обратиться в консульский отдел той страны, куда планируется поездка. В основном, консульские отделы иностранных государств находятся в Киеве.
Но есть такие, как посольства Турции, Греции, Румынии или Польши, чьи консульства расположены в нескольких городах Украины. Ряд государств вообще не имеют своих консульских представительств в Украине и находятся в Москве (Таиланд и Сингапур) или Варшаве (Мексика и Венесуэла).
Каждое консульство имеет свои правила в оформлении виз, в том числе туристических. Они определяются политикой государства по отношению к гражданам Украины, межправительственными соглашениями и правилами самого консульства (которые зачастую бывают определяющими и не всегда соответствующими первым двум условиям). В любом случае строгое соблюдение требований и правил консульских отделов если и не гарантирует получение визы, то снимает ответственность турфирмы перед туристом в случае отказа в визе.
Никогда нельзя гарантировать получение визы. Ее выдача - прерогатива консульских служб и, нередко, зависит от совершенно неожиданных факторов. Это могут быть и мелкие правонарушения, совершенные туристом во время своего предыдущего пребывания в стране, и отсутствие какой-либо отметки в его паспорте, и просто плохое настроение или личные симпатии сотрудника визового отдела.
Самый простой способ получения визы - найти компанию (желательно представительство зарубежной турфирмы страны назначения, либо компанию, имеющую хорошие и давние отношения с консульством), которая возьмется за определенную плату оформить визу вашему клиенту. Доверив профессионалам документы своего туриста, вы избавитесь от тысячи непредвиденных моментов. Но это влечет за собой лишние расходы, тем более, что подача документов даже самым уважаемым агентством, не гарантирует получение визы.
Для самостоятельного оформления визы необходимо получить аккредитацию в консульстве. В большинстве из них существует система аккредитации туристических компаний. Это не совсем законно, поскольку ставит туристические фирмы в неравные условия, но говорить о законности в данном случае не приходится. Пока изменить ситуацию не под силам ни турадминистрации, ни украинскому МИДу, ни тем более украинской турфирме.
С чего же начать подготовку к оформлению визы? Начните с ознакомительной экскурсии в консульский отдел страны-назначения. Там на стендах размещена информация для посетителей. И именно там можно наиболее подробно ознакомиться с порядком действий (не доверяйте сайтам, зачастую на них содержится либо противоречивая, либо устаревшая информация), а заодно переписать список документов, необходимых для визы. Делать это надо крайне внимательно, чтобы не упустить ни одной детали. Переписав весь список, возьмите бланк анкеты. А лучше два, наверняка один испортите. Имейте в виду, что вам нужна информация по оформлению туристической визы.
Еще существуют служебные, рабочие, студенческие, транзитные, для моряков и членов экипажей воздушных судов и т.д. Внимание! Самое большое преступление с точки зрения консульской службы - сознательное искажение цели визита, указанное заявителем. Это когда ваш клиент по какой-то причине не может собрать документы для служебной визы и просит турфирму открыть ему туристическую. Вы об этом даже можете не знать. Но будьте внимательны, чтобы в документы, которые вы подаете в консульский отдел вместе с ваучером на гостиницу не положить деловую переписку между вашим клиентом и иностранным партнером. В лучшем случае вы получите отказ в приеме документов.
После предварительного сбора информации уже можно определиться насколько реальны ваши шансы открыть визу. В первую очередь это зависит от срока оформления визы по правилам консульства. Срок оформления виз в разных консульствах от одного дня до двух недель. Что касается некоторых консульств стран шенгенского соглашения, а также Великобритании и США, то больше времени занимает не само оформление визы, а процедура записи. Иногда записаться в консульский отдел для подачи документов можно за несколько дней, а иногда - за месяц-полтора.
Если вам удалось записаться на необходимую дату для подачи документов или правила консульства не предусматривают предварительной записи, а очередь под консульством не безнадежна, то начинайте готовить документы. Обычно необходимый набор документов для оформления туристической визы состоит:
- загранпаспорт;
- визовая анкета с фотографией;
- справка с места работы;
- финансовые гарантии;
- туристический ваучер;
- подтверждение бронирования билетов;
- медицинская страховка;
- консульский сбор.
Но у каждой страны могут быть еще дополнительные требования. В общем случае по этим пунктам необходимо учитывать следующие моменты.
Загранпаспорт. Срок действия паспорта должен быть не менее 6 мес. после окончания действия визы. Обязательно нужно обратить внимание стоит ли подпись владельца в загранпаспорте и наличие свободных страниц для визы, не считая страниц для особых отметок.
В консульствах Австрии, Германии, Италии, Норвегии, Швейцарии требуют наличие свободного от штампов разворота (двух страниц) для визы. Если на странице стоит хоть маленькая печать, то сверху никто визу уже не поставит. Консульства очень рьяно следят за этим. Был случай, когда американцы наклеили свою визу на корейский штамп. Разразился международный скандал.
Паспорт должен быть без явных повреждений. Дополнительный совет: при наличии двух штампов об отказах в визе на страницах загранпаспорта, желательно его поменять. Могут возникнуть проблемы с получением визы. Нужно также учитывать, что с визой в Израиль нельзя ехать в некоторые арабские страны и наоборот.
Визовая анкета с фотографией. Она бывает напечатана на обычной бумаге формата А4 (как в Нидерландах, Испании, Франции), а бывает на специальной бумаге или специальном формате (как в Швейцарии, Норвегии, Германии). Иногда анкету нужно заполнить прямо на сайте посольства (как в США и Великобритании). В случае, если анкету нельзя скопировать, то ее оригинал нужно будет получить в консульстве.
Анкета может быть как на русском или украинском языках, так и на языке страны назначения (иногда без перевода). Некоторые консульства специально изобретают дополнительные анкеты, помимо основной, как например: Швеция, Норвегия, Дания.
При заполнении анкеты, для начала, воспользуйтесь черновиком:очень часто вопросы оказываются слишком трудными для восприятия нормальным человеком. Придется узнать множество фактов личной биографии и послужного списка анкетируемого. Если непонятен тот или иной вопрос, или вы не знаете, как на него ответить, лучше предварительно проконсультироваться в консульстве или у коллег. Будьте предельно внимательны: неправильно заполненная анкета может быть причиной отказа в выдаче визы. Самая распространенная ошибка - неподписанная анкета.
Также обратите внимание на требования к фотографии: размер, количество, цветность. Особые требования к фотографиям в консульствах Франции, Польши, Японии и США. Несоответствие фотографии требованиям может быть причиной отказа в приеме
документов.
Справка с места работы. В справке необходимо указать информацию о должности, окладе, гарантии сохранения рабочего места на время поездки. Она должна быть оформлена на фирменном бланке с подписью ответственного лица и желательно адресована консульскому отделу соответствующего посольства.
Дополнительно нужно указать номер контактного телефона, по которому все эти данные о туристе можно проверить. Если при проверке консульским отделом указанных сведений информация по какой-либо причине не подтвердится, отказ в визе гарантирован. В таких странах как Швейцария, Австрия, Бельгии и Франция справка должна быть написана на государственном языке этой страны. Английский обычно допускается в качестве альтернативы.
Финансовые гарантии. В первую очередь это выписка из банка о состоянии личного счета. Иногда, как в консульстве Италии, требуют дорожные чеки на определенную сроком пребывания в стране сумму. Подтверждением финансовой состоятельности могут быть также права собственности на недвижимость, автотранспорт, справка с места работы или другой документ, подтверждающий доход заявителя на визу.
В посольствах Швейцарии, Франции, Австрии и Бельгии эти документы должны быть предварительно переведены на язык страны.
Туристический ваучер. Должны быть указаны ФИО, сроки поездки и оплата. В некоторых случаях вместо ваучера может быть использовано подтверждение бронирования гостиницы.
Подтверждение бронирования билетов. Желательно оформить на бланке транспортной компании или агентства по продаже билетов с указанными датами въезда и выезда. Иногда требуется оригинал билета.
Медицинская страховка.
Будьте внимательны! Очень часто бланки не всех страховых компаний принимают консульства. В Австрии принимают страховые полисы ограниченного количества страховых компаний. В консульстве Израиля вообще принимается толъко одна страховая, чей офис расположен в том же здании. Существует даже процедура аккредитации страховых компаний при посольствах. Поэтому, прежде чем страховать туриста, проверьте, принимает ли данное консулъство бланк вашей страховой и на какую сумму необходимо страховать туриста.
Консульский сбор. Примите во внимание, что в каждом посольстве он свой и правила оплаты разные. Где-то консульский сбор платится в гривнах (Австрия, Германия, Швеция, США, Норвегия, Дания, Канада), где-то в долларах (Швейцария, Голландия, Испания), где-то в евро (Франция, Белъгия, Латвия). В одних консульствах через кассу, в других через банк (Австрия, Германия, США, Канада). Если деньги принимают к валюте, то часто требования к дензнакам очень высокие - новые, немятые, без надписей. Особенно требовательны к чистоте денежных знаков Нидерланды, Испания, Индия и Нигерия. При чем нет закономерности между внутренней валютой страны и валютой, в которой консульство принимает сбор. Так, если США принимает в гривнах, то Ливан в евро, а Голландия в долларах.
Чаще всего сумма консульского сбора колеблется в зависимости от валютного курса и, по всей видимости, чьего-то желания еще немножко заработать.
Так, если вначале американцы принимали консульский сбор в свою кассу по курсу Национального Банка, то сейчас оплата идет через уполномоченный банк, где курс обмена уже выше. В Голландии с курсом еще хуже. В итоге виза может стоить от 41 доллара до 47. Платить консульский сбор желательно без сдачи. Размер консульского сбора варьируется в пределах от 0 (как в Польше) до 508 гривен (как в США). Страны шенген-зоны берут в пределах 35 евро. Но деньги нужно брать всегда с запасом. Потому что может оказаться, что за ночь изменился где-то курс и платить надо больше.
Но консульский сбор - это еще не все расходы, которые придется оплатить при получении визы. В консульствах США и Италии еще нужно заплатить за услуги компании Федекс, доставляющей паспорт вашего туриста по указанному адресу. Даже если вы заберете документы из офиса Федекс в Киеве сами, то за курьерские услуги все равно придется заплатить 43 гривны. При составлении финансовой сметы учтите эти расходы, как и расходы оплаты камеры хранения в консульстве Германии, поскольку на его территорию нельзя пронести даже мобильный. Минимальная цена за его хранение - 3 гривны. При записи на подачу документов в консульство Италии придется оплатить услуги колл-центра. Немалую сумму можно выложить и при переводе справок для посольства. А совсем скоро придется платить еще и компании-посреднику при оформлении документов в консульствах Германии, Голландии и Бельгии.
Теперь вы знаете почти все о подготовке документов для подачи в консульский отдел для получения туристической визы. И если будете придерживаться следующих простых правил, то ваши шансы удовлетворить туриста будут высоки.
Правило №2: Сведения, сообщаемые вами, должны быть правдивы. Если в документах, подаваемых на оформление визы, присутствуют противоречия, потрудитесь над их документальным устранением.
Правило №3: Используйте фактор субъективности принятия решения о выдаче визы в свою пользу - постарайтесь быть приятным в общении с сотрудниками консульских служб.