Отпуск для отдыха, а не для работы

Наверное, многие предприниматели просто разучились отдыхать в отпуске. Без ноутбука и руководства онлайн они просто не представляют, как можно оставить свою работу «сиротой». А ведь это вполне реально, надо только правильно подготовиться к отпуску.

Всего несколько правил и проверенных действий помогут не беспокоиться о том, справится ли команда в отсутствие руководителя. Главное, правильно распланировать работу своих подчинённых.

Работа во время отпуска

1. Использование Task-менеджеров

Чтобы каждый сотрудник без перегруза успевал больше и знал последующие действия, используйте «Мегаплан» либо систему «Электронный Мозг», программы типа Task-менеджер Trello, Worksection.

Чем они помогут? В них будут все проекты, которыми в данный период занимается ваша команда. Программы реально помогают видеть работу каждого, в чём прогресс, что просрочено и что закончено.

Такой инструмент в течение десяти минут покажет движение по проектам, а также и то, где понадобится всё-таки обратная связь. Можно уйти в отпуск спокойнее, а по возвращению легче войти в рабочий ритм.

2. Список всех процессов и КPI по ним

Обязателен список всех имеющихся процессов и КPI по ним. Конкретный набор показателей каждого работника, подрядчиков или аутсорсеров надо тщательно разработать.

Составленный КPI в GoldCoach позволяет оценить человека по факту, а именно: кто что сделал и какие результаты показал в компании. Передавая заместителю список процессов, КPI и чек-листы, вы облегчите ему работу. По приезду же, просмотрев КPI, сразу будет понятно, как сотрудники справились со своими обязанностями.

3. Завершить и приостановить проекты, которые без вас не будут работать

Имеется 2-3 проекта, которые без вашего участия невозможно закончить? Постарайтесь до отпуска завершить их, а если не успеваете, просто приостановить. Не забудьте поставить об этом в известность абсолютно всех участников таких проектов внутри и вне компании.

Отпуск для отдыха

4. SCRUM-встречи

Стоит провести несколько SCRUM-встреч со своей командой. Всего по двум пунктам «Что сделано?» и «Что надо сделать?» определитесь по каждому проекту.

Назначьте ответственных работников, которые будут записывать результаты после встреч. Это может происходить в форме записей разговоров по скайпу, фотографий доски или флипчарта, сохранения переписки в месенджерах и почте. 

5. Назначьте «заместителей»

Под понятием «заместители» имеются в виду работники, действующие вместо вас в разных направлениях. Именно они будут принимать решения по лидгену, продажам, операционной деятельности и прочему.

Каждый из «заместителей» должен быть оснащён чётким списком обязанностей. Учтите и экстренные ситуации, когда всё-таки придётся проконсультироваться непосредственно с вами.

6. Определение сроков выполнения работ и видов ответственности за их срывы

Сделать это необходимо письменно. С аутсорсерами стоит подписать договоры, от наемных работников – взять расписки. В этих документах строго укажите сроки и суммы штрафа за невыполнение, вид получения результатов работы (почтой, сообщением в мессенджере, при личной встрече) и формы отчётов (текст, презентация, ссылка на сайт, макет дизайна).

7. SCRUM-встречи после возвращения

Лучше всего провести их на следующий день после приезда из отпуска. Участники встреч должны представить все отчёты с цифрами и фактами по выполненным проектам.

Эти встречи помогут усовершенствованию системы. Станет понятнее, чему научились сотрудники во время вашего отсутствия, как они справлялись с неожиданностями, что вызывало трудности, а с чем было справиться легко.

8. Письменное предупреждение о вашем отпуске

Всем работникам в обязательном порядке сообщите по почте, что вы уходите в отпуск. В e-mail своей команде за пару дней до него укажите контакты «заместителей» и сколько дней вас не будет.

Замам стоит отправить дополнительные письма с планами на неделю и их KPI.

Отпуск

9. Обеспечьте себе «недоступность»

Во время отпуска выйдите из всех приложений, которые связаны с работой. Отключите также до момента возвращения рабочие напоминания.

Эти советы помогут предпринимателю всего за неделю подготовиться к отпуску, не замораживая проекты. Но самое главное, что вы освободите свою жизнь от перегруза, хаоса и стресса во время заслуженного отпуска.

Написать комментарий